Cómo apostillar un documento en Estados Unidos
Qué es una apostilla, quién puede emitirla, en qué oficina se tramita y cuánto tarda. Todo en español, sin tecnicismos.
¿Qué es apostillar un documento?
Apostillar un documento significa añadirle una apostilla: un certificado de una sola página, con formato idéntico en todos los países, que acredita que la firma y el sello que aparecen en su documento son auténticos y que el funcionario que lo firmó tenía autoridad para hacerlo.
La creó el Convenio de La Haya de 1961 para eliminar la cadena de legalizaciones consulares que antes hacía falta. Hoy la aceptan más de 120 países miembros, entre ellos España, Colombia, México, Italia, Francia, Argentina, Chile y Perú. Con la apostilla puesta, su documento estadounidense se presenta directamente ante la autoridad extranjera.
Un punto que confunde a mucha gente: la apostilla no valida el contenido de su documento. No dice que usted nació en tal fecha ni que sus antecedentes estén limpios. Dice únicamente que la firma y el sello del funcionario son legítimos.
¿Quién puede apostillar un documento?
Solo una Autoridad Competente designada por el país. En Estados Unidos hay exactamente dos tipos, y elegir la equivocada es el motivo más común por el que se devuelve una solicitud sin tramitar:
| Autoridad | Qué apostilla | Dónde |
|---|---|---|
| Departamento de Estado de EE. UU. | Documentos federales: antecedentes del FBI (Identity History Summary), FDA, USDA, Archivos Nacionales, expedientes de tribunales federales. | Washington, D. C. |
| Secretaría de Estado del estado | Actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción, diplomas y expedientes académicos, y cualquier documento notariado. | El estado que emitió el documento |
Un notario no puede emitir una apostilla. Es la confusión más frecuente. Lo que hace el notario es crear la firma que la apostilla autentica después. Esa distinción es justamente lo que hace funcionar la vía de la copia fiel notariada: el notario certifica una copia de su documento, y el estado apostilla la firma del notario. Así se autentica el documento sin tener que entregar el original.
¿Dónde puedo apostillar un documento?
En la oficina que corresponde a quien firmó el documento, no a donde usted vive. Un colombiano residente en Miami cuyo documento sea un antecedente del FBI no tramita nada en Florida: ese documento es federal y va a Washington, D. C. En cambio, un acta de nacimiento expedida en Texas se apostilla en Texas, viva usted donde viva.
Nosotros atendemos los 50 estados, Washington, D. C. y Puerto Rico, así que no necesita averiguar la oficina ni desplazarse: identificamos la ruta correcta y entregamos el trámite en mano.
¿Cómo se dice «apostillar» en inglés?
El verbo es «to apostille» y el documento se llama «apostille» — la misma palabra que en español, sin tilde. Se pronuncia aproximadamente /əˈpɒstiːl/ («a-pos-TIL»).
| En español | En inglés |
|---|---|
| Apostillar un documento | To apostille a document |
| Documento apostillado | Apostilled document |
| Apostilla de La Haya | Hague Apostille |
| Servicio de apostilla | Apostille service |
| Autenticación de documentos | Document authentication |
| Copia fiel notariada | Notarized true copy |
Si un formulario o un consulado le pide un «apostilled document» o un «apostille certificate», le están pidiendo exactamente lo mismo que llamamos aquí un documento apostillado.
Cómo se apostilla, paso a paso
- 1
Identifique quién firmó el documento
Federal (FBI, FDA, USDA, tribunal federal) o estatal (registro civil, notario, universidad). Esto determina toda la ruta.
- 2
Consiga la copia en el formato correcto
Los registros civiles deben ser copia certificada de la oficina emisora. Los antecedentes del FBI ya llevan sello oficial y no necesitan notarización previa.
- 3
Preséntelo ante la Autoridad Competente
Nosotros lo entregamos en mano en Washington, D. C., o ante la Secretaría de Estado correspondiente, en lugar de enviarlo por correo.
- 4
Añada la traducción si el destino la exige
España y Colombia casi siempre piden traducción certificada al español. Podemos combinarla con la apostilla en un solo expediente.
- 5
Reciba el escaneo y el original
Enviamos un escaneo seguro el mismo día en que se emite su apostilla, y después el original con seguimiento.
¿Cuánto tarda y cuánto cuesta?
| Tipo de documento | Plazo aproximado | Costo |
|---|---|---|
| Copia fiel notariada (vía federal acelerada) | ~10 días hábiles | $149 tarifa plana, tasas gubernamentales incluidas |
| Documento estatal o notariado | 24–48 h desde la presentación presencial | Según el estado — le cotizamos |
| Registro civil (acta de nacimiento, matrimonio…) | Depende del estado emisor | Desde $300, cotización a la medida |
| Trámite federal por correo por su cuenta | 2–3 meses | — |
Ver también
Cómo apostillar un acta de nacimiento
Es un documento estatal, no federal. Qué copia necesita y por qué hay que enviar el original.
Apostillar un documento en EE. UU. para Colombia
Colombia acepta la apostilla de La Haya. Qué documentos piden y cuándo hace falta traducción.
Preguntas frecuentes sobre apostillas
Plazos, costos, países que la aceptan, envíos y traducciones.
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